A premissa de que muitas cabeças pensam melhor do que uma é um elemento central da governança corporativa. Essa constatação leva as empresas a tomarem suas principais decisões coletivamente. Na prática, entretanto, há ao menos três razões para os grupos decisórios nem sempre funcionarem a contento, como exposto abaixo:

O resultado geral é o que muitos vivenciam no dia a dia em seus conselhos, diretorias, comitês ou comissões ad hoc: discussões pobres e improdutivas, análises desestruturadas, alguns membros centralizando as atenções, timidez ou intimidação por parte de outros, tendência a seguir a opinião daquele percebido como líder ou com maior expertise no assunto, etc.

Para mitigar os problemas apontados no quadro ao lado e aumentar a percepção de valor agregado pelos órgãos de governança, estão disponíveis diversas técnicas que podem ajudar a melhorar as decisões em grupo. Trata-se de uma questão-chave a ser trabalhada pelas companhias, já que inovar e evoluir em todos os aspectos organizacionais, inclusive no processo decisório, pode ser crucial para o sucesso.

Nesta edição, abordaremos duas técnicas que são especialmente úteis para a análise de temas complexos ou que requerem soluções inovadoras: grupo nominal e escalada decisória. Na próxima edição, trataremos de uma técnica que parte de uma filosofia alternativa denominada “seis chapéus pensantes”. Vamos, então, às duas primeiras.

1.Técnica de grupo nominal (Nominal group technique)

Essa técnica é especialmente útil quando se deve escolher entre diferentes cursos de ação possíveis ou quando necessitamos de uma solução criativa para um problema. Ela é divida em cinco etapas:

1. apresentação do problema: o moderador do grupo — em geral o presidente ou coordenador do órgão — apresenta a questão a ser resolvida, incluindo todas as informações fáticas disponíveis a respeito;

2. geração de alternativas: individualmente, sem conversarem entre si, os membros escrevem sua solução para o problema. Ao final, o moderador recolhe todos os papéis e lista as soluções propostas em um quadro;

3. compartilhamento de ideias: cada membro apresenta sua solução em um tempo predeterminado, sem interrupção pelos demais;

4. debate: inicia-se o debate sobre as ideias apresentadas. Nele, os proponentes esclarecem dúvidas dos outros membros em relação às soluções propostas. O papel do moderador nessa etapa é fundamental: além de assegurar tempo adequado para avaliar cada ideia, deve identificar pontos em comum ou dissonâncias entre as diferentes opções. Ao final, é elencado o rol definitivo das soluções possíveis, eliminando-se ideias duplicadas ou consolidando-se as correlatas;

5. votação e ranqueamento das alternativas: os membros, individualmente, atribuem uma nota de 1 a 5 para cada proposta em função do nível de priorização percebido. O moderador compila as notas, e a ideia com maior pontuação geral é selecionada. A reunião se encerra com um resultado objetivo e a sensação de que todos foram ouvidos e suas ideias, debatidas de forma equânime.

A técnica de grupo nominal possui diversas vantagens. Em primeiro lugar, assegura que todos os membros participem igualmente e com liberdade intelectual, evitando que aqueles mais reticentes ou tímidos deixem de apresentar suas ideias por temerem ser criticados pelo grupo. Além disso, ao solicitar as opiniões individuais em papel, aumenta-se o número de alternativas geradas, impedindo que o desejo de evitar conflitos no grupo para manter um clima agradável prevaleça sobre a diversidade de pontos de vista. Por fim, ao realizar uma votação estruturada, a técnica proporciona um sentimento de completude do debate, diferentemente de processos decisórios desestruturados.

Esses benefícios foram atestados por pesquisas recentes, as quais mostram que sua utilização tende a levar a decisões coletivas de maior qualidade, maior satisfação e sentimento de realização entre os membros.

Por outro lado, foram identificadas potenciais desvantagens, tais como a possibilidade de alguns membros se sentirem desconfortáveis com a relativa rigidez do método, a análise de apenas um problema de cada vez e a exigência de preparo do moderador antes das reuniões para apresentar o problema de forma clara.

2. Técnica da escalada decisória (Stepladder techinque)

Essa é outra técnica para encorajar a participação individual de todos os membros antes de serem influenciados pelos demais do grupo, levando a uma maior diversidade de ideias. O método é dividido em quatro etapas:

1. introdução: o moderador apresenta um problema ou uma decisão a ser tomada pelo grupo. Antes de debaterem, concede-se aos membros tempo suficiente para pensarem individualmente a respeito e formarem suas opiniões;

2. formação do núcleo inicial: o moderador convoca um membro do grupo para que ele expresse sua opinião a respeito do problema. Separadamente, os dois debatem a opinião apresentada, formando um núcleo inicial;

3. expansão gradual do núcleo de debate: após um tempo fixo predeterminado, um terceiro membro é adicionado ao núcleo. Ele relata suas ideias antes de ouvir as opiniões debatidas previamente. Os três membros debatem, então, as soluções apresentadas entre si. O processo é repetido com o ingresso de um quarto membro ao grupo, e assim, sucessivamente, com os demais. Nessa etapa, é fundamental que cada ingressante tenha tempo adequado para expressar sua opinião sem saber, a princípio, o que foi discutido anteriormente pelos demais; e

4. deliberação: após o ingresso do último membro e o debate de suas ideias, o grupo delibera sobre o problema em questão.

Conforme observado, a técnica da escalada decisória consiste em uma abordagem passo a passo que assegura a participação efetiva de todos os membros do grupo. Além de permitir que pessoas tímidas e introvertidas sejam ouvidas antes que possam ser influenciadas por outros membros do grupo, o método evita que algumas delas se “escondam” dentro do grupo. Como resultado, diversas pesquisas têm evidenciado que a utilização da escalada decisória tende a levar a decisões melhores.