Quantas vezes por ano um conselho de administração deveria ser reunir? A pergunta não tem resposta única, mas as estatísticas deste anuário mostram que os boards de algumas companhias têm sido bem econômicos no número de reuniões que promovem ao ano. Na Marcopolo, por exemplo, os conselheiros se encontraram apenas três vezes em 2014. Já os boards de AES Tietê, BB Seguridade, Grendene e Hering se juntaram em quatro oportunidades. Os integrantes do conselho de Vale e Embraer, por sua vez, reuniram-se cinco vezes neste período. A média de reuniões, dentre as companhias pesquisadas pelo anuário, é de dez encontros do conselho ao ano. Foram consideradas apenas reuniões feitas com intervalo de, no mínimo, cinco dias úteis.

Ainda que a qualidade do trabalho do board não seja atestada pela quantidade de encontros, pelo menos uma reunião por mês seria o ideal, avalia Renato Chaves, especialista em governança corporativa e sócio da consultoria Mesa Corporate Governance. “Quem faz entre três e quatro reuniões apenas cumpre tabela e analisa o relatório trimestral”, comenta. Diante das responsabilidades e atribuições dos conselheiros, ele considera que pelo menos uma reunião mensal do board deveria ser dedicada a assuntos como planejamento estratégico. Além disso, Chaves pondera que determinados temas consomem bastante tempo dos conselheiros. Segundo ele, a definição orçamentária da empresa, sozinha, exige diversas reuniões. Na primeira, são discutidas as premissas orçamentárias e, na segunda, é elaborada a primeira versão do documento. O orçamento definitivo, portanto, é aprovado apenas em um terceiro encontro.

Professora da Fundação Dom Cabral, Maria Teresa Roscue observa que, em momentos de crise, também seria justificável a realização de uma quantidade maior de encontros. “O mercado é extremamente flutuante e as empresas precisam se atualizar constantemente.” É importante, entretanto, não pecar pelo excesso. BRF e Cemig são exemplos de empresas cujos conselhos fazem cerca de 20 reuniões anuais. “Se a frequência é superior a uma reunião por mês, o risco é o conselho assumir funções que seriam da diretoria executiva”, alerta a professora. “Nada justifica um conselho se reunir 24 vezes por ano”, corrobora Chaves.

De acordo com os especialistas, a decisão de quantas reuniões fazer ao ano deve levar em conta, entre outros aspectos, itens como o grau de autonomia da diretoria em relação ao board e os desafios impostos à companhia — por exemplo, na conquista de novos mercados, na formatação de um plano de internacionalização e na decisão de investir ou desinvestir. “A quantidade de reuniões é uma consequência de colocar esses fatores na balança”, afirma Maria Teresa. Sem uma resposta única de como agir, o uso do bom senso ainda é o melhor guia na decisão sobre a frequência das reuniões: nem poucas para apenas cumprir a pauta, nem muitas a ponto de perder o foco.