Com sede em Basileia, na Suíça, o grupo Panalpina é líder como provedor de soluções para cadeias de suprimentos. A empresa combina produtos essenciais de fretes aéreo e marítimo com serviços logísticos, de forma a oferecer um trabalho completo, globalmente integrado e sob medida para os clientes. O grupo é robusto: são cerca de 16 mil funcionários em todo o mundo e uma rede global com aproximadamente 500 escritórios instalados em 70 países. Para ajudar a azeitar essa estrutura no que se refere a comunicação, o Panalpina passou a adotar a solução Diligent Boards™.

O desafio é grande: para manter o bom funcionamento da organização, o Panalpina agenda reuniões regulares com diferentes grupos — incluindo os conselhos de administração, o executivo e o executivo ampliado. No total, 25 pessoas dependem de informações abrangentes e atualizadas para tomar decisões durante esses encontros. Dez funcionários administrativos eram responsáveis pelo atendimento dos integrantes dos conselhos e levavam até dois dias úteis para compilar e imprimir os dados necessários (e a natureza manual desse trabalho tornava a gestão das inevitáveis mudanças de última hora um pesadelo). A distribuição das informações era outro problema, já que muitos executivos ficavam em regiões remotas. Isso sem falar na necessidade de descarte adequado de todo o papel usado durante as reuniões

Solução intuitiva e eficiente

O Panalpina analisou vários provedores de soluções de portais para conselhos até encontrar uma opção segura para facilitar o trabalho rotineiro de secretariado e diretoria. Em dezembro de 2012, o grupo escolheu a solução Diligent Boards™. A decisão se baseou na avaliação de que o portal para conselhos da Diligent é, ao mesmo tempo, o mais abrangente e simples, com destaque para a operação intuitiva do aplicativo para iPad.

Comunicação por via digital oferecida pela solução Diligent Boards™ garante maior agilidade e eficiência para as decisões dentro do grupo Panalpina

Depois da implantação do sistema, o Panalpina logo percebeu economia de tempo e esforço. Um relato da assistente do presidente do conselho de administração do Panalpina corrobora os bons resultados. “A diferença entre o processo antigo e o novo é enorme. Hoje, nossos documentos de reunião são compilados por uma única pessoa. Assim, uma tarefa que costumava levar dias agora é concluída em uma ou duas horas. A economia de tempo é muito importante, principalmente porque, dependendo do mês, podem ser realizadas até seis reuniões. No novo sistema, as atualizações podem ser incluídas de forma rápida e fácil e o usuário é notificado imediatamente sobre alterações de conteúdo.”

A solução Diligent Boards™ se espalhou por todo o grupo, chegando a comitês que auxiliam no processo de tomada de decisão de instâncias superiores. Segundo a assistente do presidente do conselho de administração, a solução da Diligent facilita o dia a dia e torna o trabalho mais agradável. Agora, os integrantes do conselho do Panalpina podem acessar as informações facilmente, preparando-se para as reuniões mesmo quando estão em trânsito — e sem precisar carregar imensos pacotes de documentos impressos. A solução Diligent Boards™ permite que os participantes escrevam comentários, destaquem itens e leiam os documentos como se fossem papéis em uma pasta, mas sem a inconveniência e o desperdício associados ao papel.